Ter uma rotina de organização de notas fiscais é excelente para os negócios. Além da praticidade para encontrar os documentos no dia a dia, é também uma forma de garantir que sua empresa esteja de acordo com as obrigatoriedades legais.
No entanto, com tantos papéis e tantos documentos, como organizar notas fiscais de forma prática e eficiente? No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas, tanto para notas físicas quanto para notas fiscais eletrônicas.
Quer aprender sobre o assunto? Continue a leitura!
1. Categorize por datas e clientes
A primeira dica de organização de notas fiscais é a categorização por datas e clientes. Dessa forma, é possível encontrar, de maneira rápida e prática, os documentos específicos por data e por cliente, evitando a perda de tempo sempre que for necessário conferir alguns dados e manipular tais papéis.
É interessante separar por clientes e, dentro da pasta de clientes, por datas. Isso permite que você consiga encontrar documentos específicos sempre que necessário, seja para consulta da empresa, seja durante uma ação da fiscalização.
2. Guarde os documentos físicos em arquivos
Os documentos físicos, como notas fiscais impressas, devem ser guardados em arquivos. Os armários de arquivo permitem que você organize esses materiais de forma estratégica, facilitando a busca.
Além disso, guardar esses documentos em um lugar físico, como os arquivos, ajuda a prevenir perdas e danos causados no dia a dia. Afinal, quando pensamos em fatores legais, precisamos manter esses documentos em segurança por um período de tempo definido. Quanto mais organizados e seguros esses materiais estiverem, melhor!
3. Invista na digitalização de documentos
A digitalização é uma tendência. Ela ajuda a reduzir os espaços físicos em que os documentos ficam guardados, diminuindo a bagunça e a desorganização no escritório.
É preciso contar com ferramentas de qualidade para digitalizar todos os documentos, garantindo sua validade legal.
Com isso, você pode organizá-los no computador. O ideal é investir, por exemplo, no armazenamento na nuvem feito em plataformas de armazenamento de documentos, para garantir a segurança e a praticidade nesse processo.
4. Utilize ferramentas para organizar notas fiscais
As ferramentas de organização de notas fiscais representam o melhor investimento. Além da praticidade para organizar esses arquivos, elas permitem que sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, por pessoas autorizadas.
Além disso, as ferramentas de organização de notas fiscais na nuvem têm um sistema de segurança que protege os documentos de possíveis invasões e ataques de hackers, dando ainda mais segurança para você e sua empresa, evitando problemas.
As ferramentas permitem a organização dos arquivos de forma estratégica, do jeito que melhor funciona para a sua empresa, garantindo que você consiga manter um padrão de organização funcional para o seu negócio.
Na FreeNFe, existem várias soluções adequadas para a sua necessidade, que garantem a organização e o bom funcionamento da gestão de notas fiscais eletrônicas e digitalizadas.
Para saber qual é o melhor plano para você, é possível entrar em contato e fazer uma pequena consultoria, na qual nossos profissionais o ajudarão a descobrir a melhor solução para as necessidades da sua empresa.
Gostou do nosso artigo sobre dicas para organizar notas fiscais? Conheça a empresa, os planos e entre em contato conosco para tirar suas dúvidas!
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